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新版ISO37301:2021合規管理體系審核要點

2022-09-17(734)次瀏覽

資質的驗證是貫穿于任何管理體系認證過程始終的一項工作,而合規管理體系本身即是針對“規”的驗證,其認證申請及評審過程中資質的驗證就更為重要。對于認證申請方資質的驗證,不僅包括法律法規規定的客戶的相關資質或認可,還應關注一些特定內容。

  認證申請及評審是所有認證技術活動的第一步,其重要性無需多言。在合規管理體系認證申請及評審過程中,有三個問題值得重點關注。

  1.資質的驗證

  資質的驗證是貫穿于任何管理體系認證過程始終的一項工作,而合規管理體系本身即是針對“規”的驗證,其認證申請及評審過程中資質的驗證就更為重要。對于認證申請方資質的驗證,不僅包括法律法規規定的客戶的相關資質或認可,還應關注一些特定內容。如:與企業合規相關的內部或外部審計評估報告、一定時間內企業受到監督和處罰的記錄、一定時間內企業合規相關的輿情等。對于存在境外經營活動的企業,還應關注當地政府對企業的管理要求,包括對外貿易、境外投資、對外承包工程、境外日常經營四方面的具體法律法規、國際條約、監管規定、行業準則、商業慣例、道德規范和企業依法制定的章程及規章制度等要求。

  2.范圍的確定

  范圍的確定直接關系到審核活動的完整性和有效性,是各管理體系認證申請及評審的重要環節。合規管理體系的范圍與其他管理體系范圍有所不同,這也是由其特殊性所決定的。合規管理體系的范圍界定應該關注的內容至少包括三方面:營業范圍所在的國家、地區或區域、資質許可營業范圍、營業范圍相關的合規活動。之所以要對這三方面進行界定,源于以下幾方面的考量。

 ?。?)組織經營活動的合規,需要基于各國家、地區或區域的要求,而在實際操作中,各國家、地區或區域的要求有極大差異,會對審核過程所需投入的資源產生極大影響。

 ?。?)對于跨國或跨地區經營的組織,其所能得到的營業范圍往往有所差異,如果不能對其進行明確界定,可能會造成審核活動與實際情況產生非必要偏差,不能滿足審核有效性要求。

  (3)合規活動與生產活動有所不同,其需進行管理的活動包括反賄賂、反舞弊、反腐敗、反洗錢、知識產權、反壟斷、勞工權利保障、環境保護、數據和隱私保護等,各活動管理特征、要求、內容、程序均有非常大的區別,結合實際業務開展又會產生更多細小分支,因此在范圍界定中需要明確申請認證的合規活動。

  3.是否通過其他管理體系及各管理體系相關性

  管理體系未來的發展趨勢一定是基于質量管理體系總體要求下的多個管理體系融合,合規管理體系也同樣歸屬此列,但如何與其他管理體系進行融合,本文暫不作過多說明。需要進行說明的是在認證申請及評審過程中,合規管理體系與其他管理體系存在較大相關性,而這種相關性與范圍同樣會影響審核資源的投入。從管理對象入手,與合規管理體系相關的管理體系包括:質量、環境、職業健康、信息安全、知識產權(由于各國要求不同,此處僅限國內)、社會責任、誠信、反賄賂、風險等。各管理體系對合規管理體系審核活動的影響又有所區分,還要結合合規管理范圍界定進行明確。在實際操作中,應基于合規管理體系范圍進行考量,如果其他管理體系認證范圍能夠覆蓋合規管理體系認證范圍內的某一項合規活動,則可以適當減少該項合規活動相關的審核人日數。由此可以引申出的問題就是合規管理體系審核人日數的確定方法。

  文件評審

  文件評審對于合規管理體系認證活動而言極為重要。合規管理體系認證活動中較多內容的審核活動都可以通過文件評審完成,如組織基本的管理情況、相關的報告、輿情等。當然,也不排除組織出于保密需要,要求必須到現場獲取相關審核證據的情況。但是整體而言,合規管理體系認證活動中,文件評審與其他管理體系還是有所差異的。其中,最大的差異來自于數據收集方面。